Facturation électronique (collectivités)

• Améliorer la qualité du service rendu à vos fournisseurs et partenaires :
- Réduire le délai global de paiement
- Offrir un service de suivi des paiements (Notifications automatiques dès réception de la facture et liquidation par la collectivité)

• Gagner en termes de rapidité d’exécution des tâches comptables :
- Diminuer le nombre de factures papiers
- Améliorer la traçabilité et le partage de l’information
- Le cas échéant, revoir et optimiser les règles de contrôle en interne

• Rationnaliser les coûts :
- Réduire les coûts de traitement de la facture
- Agir sur le long terme pour diminuer le montant des intérêts moratoires

• Contribuer à une démarche de développement durable :
- Réduire de manière significative les échanges papiers
- Réduire l’archivage papier
- Répondre à l’obligation réglementaire du 1er janvier 2017
- Répondre à l’obligation d’archivage électronique à valeur probatoire

Ce service fait partie :
☒ du bouquet de services ;
☐ des services complémentaires.

La contribution est forfaitisée et mutualisée au niveau de l'EPCI.

L'accès au bouquet de services est soumis à la signature de la convention d'accès aux services numériques de Mégalis Bretagne.

Pour activer le service de connexion à CHORUS PRO via la plateforme Mégalis (mode API), nous vous invitons à suivre les indications ci-dessous :

1. Prenez contact avec votre éditeur de logiciel de gestion financière afin d’étudier avec lui la mise en place d’un connecteur entre la plateforme de facture électronique Mégalis Bretagne et votre logiciel.
Liste des éditeurs qui peuvent utiliser la plateforme Mégalis pour récupérer les factures depuis CHORUS PRO.

2. Merci de retourner la fiche de recensement des besoins à activation-factures@megalis.bretagne.bzh
Les services du Syndicat mixte reprendront ensuite contact avec vous.

3. Une fois que la possibilité est confirmée et que vous souhaitez passer à l’étape de paramétrage, il vous faut créer un identifiant technique sur le portail CHORUS PRO et l’envoyer à activation-factures@megalis.bretagne.bzh
Aide à la création de l’identifiant technique
Suite au paramétrage du connecteur sur la plateforme Mégalis, vous recevrez les informations techniques qui sont nécessaires à l’éditeur pour paramétrer le connecteur de son côté.

4. Vous serez informé par votre éditeur des dernières actions à réaliser si nécessaire.

Un code service permet de ventiler les factures reçues directement dans le service concerné : pour cela, la collectivité informera tous ses fournisseurs en amont.
Chaque fournisseur devra mentionner un code service sur sa facture. La décision de paramétrer ou non un code service devra être prise au plus tard, au deuxième semestre 2016.

Le numéro d’engagement permettra à la collectivité d’associer la facture à un bon de commande et/ou à un marché public.

Non, une facture ne pourra avoir qu’un seul numéro d’engagement.

Le numéro d’engagement devra être communiqué par la collectivité à l’entreprise, via le bon de commande ou dans le cadre des échanges relatifs à un marché public

Chaque collectivité pourra procéder au paramétrage de son compte. Le correspondant dématérialisation de la DDFiP pourra guider les collectivités dans leurs démarches.

Non, cela ne sera pas possible. Il sera possible par contre d'avoir deux gestionnaires secondaires.

La facture ne sera pas orientée dans le bon service. Vous pourrez, dans ce cas, la rejeter afin que le fournisseur l’émette à nouveau.

Les entreprises ne pourront pas utiliser leur compte Mégalis pour aller sur CHORUS PRO. Il s’agit bien de deux plates-formes différentes.

Le connecteur dont disposent beaucoup de collectivités aujourd’hui sert uniquement aux flux PES. Ce type de connecteur ne pourra pas servir pour la facture électronique.

Les collectivités qui ne mettront pas en place de connecteur facture seront contraintes de récupérer les factures manuellement et de compléter certains statuts sur CHORUS PRO.

La mise en place d’un connecteur sera effectivement une prestation fournie par les éditeurs de logiciels de gestion financière.

Seul votre éditeur de logiciel de gestion financière pourra vous apporter une réponse précise, au regard de la situation de votre collectivité.

Non, il faudra deux connecteurs : l’un pour le PES, l’autre pour la facture électronique. Ils ont des rôles différents et ne peuvent pas servir au PES et à la facture en même temps.

Non, il ne sera pas utile de se connecter au portail national mais cela sera possible.

Oui, la possibilité d’avoir un connecteur entre le parapheur électronique Mégalis et le logiciel de gestion financière pourra être étudiée, au cas par cas.

Le délai global de paiement (DGP) commence à courir à compter du moment où la facture électronique portera le statut « mis à disposition » de la collectivité.

La facture sera transmise selon un format « pivot », comprenant à la fois des données et la facture au format Pdf.

C’est CHORUS PRO qui générera le format pivot pour les collectivités.

Dans l’absolu, la facture peut être imprimée. Toutefois, cette action n’apporte aucune valeur ajoutée dans un processus entièrement automatisé et dématérialisé.

Oui, les fournisseurs pourront déposer des pièces jointes à leur facture sur le portail national.

Oui, la facture émise par une collectivité est un flux PES : le PES ASAP. Ce protocole permet l’ajout de pièces justificatives.

La notification du rejet pourra se faire directement depuis le logiciel de gestion financière (si présence d’un connecteur). Ou, à défaut, par saisie dans CHORUS PRO.
>> Voir également Le rejet des factures sur Chorus Pro

Le visa électronique de la facture n‘est pas requis par la trésorerie pour la liquidation d’un mandat.

Le visa électronique ne requiert pas de certificat électronique.

Tout dépend des choix technique et organisationnel réalisés par la collectivité : quel outil de visa électronique ? Quelle pratique appliquée pour le visa du service fait ?

La collectivité devra choisir un outil de visa électronique : parapheur électronique, logiciel financier, gestion électronique de documents ou autre.

La facture arrivant sur la plateforme Mégalis, il sera possible pour la collectivité de choisir que celle-ci soit orientée automatiquement vers le parapheur électronique de Mégalis

Le parapheur électronique est compris dans le bouquet de services numériques Mégalis et donc accessible à toutes les mairies dont l’EPCI finance ce bouquet.

Plusieurs notifications sont prévues pour l’entreprise :
- A la validation du dépôt de sa facture par CHORUS PRO
- Pendant l’acheminement vers la collectivité
- A la mise à disposition de la collectivité (début du DGP) ou suspension ou rejet par celle-ci
- Lorsque que la collectivité mandate la facture
- Lorsque la facture est comptabilisée dans Hélios
- Lorsque la trésorerie liquide la facture et envoie l’ordre de paiement à la Banque de France
Attention : en l’absence de connecteur, la collectivité devra renseigner manuellement certains statuts sur le portail national.

Oui le PES ASAP constitue le vecteur de transmission obligatoire (uniquement pour les personnes publiques) des Avis de Somme A Payer dématérialisés au Comptable.

Le PES ASAP constitue le vecteur de transmission des Avis de Somme A Payer dématérialisés au comptable, quel que soit le destinataire de l'ASAP. Le flux ASAP a ainsi vocation à permettre la transmission d'ASAP aux personnes privées et, à ce titre, faire l'objet d'une édition centralisée par les services de la DGFiP puis d'un envoi par courrier aux usagers.
S'il est destiné aux personnes morales de droit public, il sera déposé sur CHORUS PRO après prise en charge du titre correspondant par le comptable (traitement automatique Hélios).

Les factures ont vocation à être archivées électroniquement puisqu’elles seront adressées nativement au format électronique.
Mégalis Bretagne permettra l’archivage électronique des factures qui transiteront par sa plate-forme.
Le logiciel de comptabilité pourra-t-il aller interroger le service d’archivage électronique ?
Non, il n’est pas prévu que les logiciels de gestion financière interrogent le service d’archivage électronique.

Vous accéderez aux pièces qui seront archivées électroniquement prioritairement dans le cas où vous devrez établir la valeur probatoire de celles-ci. Si vous avez besoin de consulter une facture, vous privilégierez la consultation en direct depuis votre logiciel de gestion financière.

Le service d’archivage électronique doit être distingué du simple stockage de la facture qui est réalisé par le logiciel de gestion financière : si le stockage assure un accès rapide, il n’apporte aucune garantie sur le plan juridique et ou archivistique quant à la vie de la facture électronique.

Le PES ASAP pour les débiteurs privés (personnes physiques et personnes morales de droit privé) n'est pas une obligation au 1er janvier 2017. Seule la facturation à destination d'autres organismes publics devra être passée par CHORUS PRO à cette date.

Le logiciel financier va adjoindre au titre un avis des sommes à payer au format PES ASAP (construction automatique par le logiciel suite à sa mise à jour) qui sera déposé par le comptable lors de la prise en charge du titre ; s'il y a des pièces jointes complémentaires, la collectivité devra les ajouter au titre.

Le service est compris dans le bouquet. En revanche, le coût du connecteur est à la charge de la collectivité.

C’est un schéma spécifique de facturation de CHORUS PRO, les avoirs seront typés « avoirs », et donc identifiables techniquement parlant. Ensuite, le traitement dépendra du logiciel financier de chaque collectivité.

Les rôles perdurent, sauf que pour les articles de rôles émis à l'encontre de personnes publiques, la facture en pdf doit être déposée sur CHORUS PRO ; d'où l'importance de contacter son éditeur facturier pour mise à jour du logiciel.

Hormis pour le cas spécifique des collectivités souhaitant utiliser la plate-forme en mode EDI, il n’est pas prévu de réaliser des tests pour chaque collectivité.
En revanche, si nécessaire, des tests pourront être réalisés avec votre éditeur de logiciel de gestion financière.

Si la facture concerne une prestation au profit d'une collectivité, oui.

Les subventions ne relèvent pas de CHORUS PRO, qui ne concerne que les prestations de fournitures de biens ou de services.

Sur CHORUS PRO, une facture correspond à un SIRET, donc à un budget. La facture mono-budget est donc conseillée.