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Le Cyber World CleanUp Day, c'est le 20 mars

Publié le 18 mars 2021

Le Cyber World CleanUp Day c’est une journée pour supprimer les données stockées dans le Cloud, sur les serveurs de votre entité et sur tous les équipements numériques afin de contribuer à réduire et à prendre conscience de notre empreinte numérique.

Particuliers, Ecoles, Collectivités, Entreprises, sont invités à rejoindre le mouvement !

Que va faire Mégalis ?

Faire le ménage dans les serveurs hébergeant les services mutualisés que nous proposons aux collectivités bretonnes.

Et ce, pour répondre à plusieurs objectifs :

  • réduire l'empreinte numérique des applications que nous proposons
  • poursuivre notre démarche d'amélioration des performances. Le volume de données à stocker et à gérer peut avoir un impact sur les performances de certaines applications.

 

Comment ?

En mettant en place une politique de purge des données et documents stockés sur l'ensemble des services mutualisés, en lien avec les procédures de conservation et d'archivage en place dans les entités concernées.

Des communications seront réalisées pour informer  les entités des règles qui auront été définies.

Quelles sont les premières étapes ?

Une première politique de purge a été définie. Elle concerne le module de récupération des factures électroniques (provenant de Chorus Pro) et proposé sur la plate-forme Mégalis : chaque dimanche, toutes les factures au statut terminal depuis plus de 90 jours sont automatiquement supprimées de la plate-forme Mégalis, considérant qu'elles sont toujours présentes dans le portail Chorus pro et dans les outils métiers des entités concernées.

Des travaux sont en cours pour définir la politique de purge des données d'autres services mutualisés, tels que le service de télétransmission des flux comptables, et la salle régionale des marchés publics.

Que pouvez-vous faire à votre niveau ?

En tant que producteurs des données présentes sur la plate-forme Mégalis, vous pouvez agir à plusieurs niveaux :

  • sur la gestion des comptes des utilisateurs = supprimez les comptesdes agents qui ont quitté votre entité ou qui ont changé de poste, ainsi que ceux des élus qui n'ont plus à avoir d'accès.
  • sur la publication des consultations sur la salle régionale des marchés publics : réduisez le volume de vos DCE, cela facilitera leur accès par les entreprises et réduira aussi l'impact environnemental
  • sur l'ensemble des services,
    • si vous avez besoin de scanner un document ou de le transformer en PDF, adaptez vos paramétrages de scan et de génération PDF pour réduire la taille des fichiers générés, surtout si ces derniers contiennent des images
    • Limitez vos envois/chargements de documents aux seuls documents nécessaires

Et pour aller plus loin si vous voulez agir au sein de votre entité, nous vous invitons à prendre connaissance de l'accompagnement proposé par l'Institut du Numérique responsable : https://institutnr.org/collectivites-inr-accompagnement 

 

Et chacun à notre échelle

Pour agir au quotidien, retenez la règles des 5 R : Refuser-renoncer (au nouvel achat) / Réduire (sa consommation) / Réutiliser (avant d'acheter) / Réparer (avant de jeter) / Recycler

Plus d'informations : https://label-nr.fr/les-bonnes-pratiques-du-numerique-responsable/  et un module de sensibilisation en ligne (30 mn) : https://institutnr.org/mooc-sensibilisation-numerique-responsable#

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