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Témoignage : la mise en place de la GED dans une collectivité

Publié le 18 février 2021

Le syndicat mixte Eau du Morbihan a fait partie des contributeurs au groupe de travail à l'origine du projet de GED mutualisée et est une des collectivités pilotes à participer à la préfiguration et à la livraison de l’outil avant son intégration au bouquet.

La GED mutualisée est  déployée en production depuis mai 2019 dans la collectivité.
Nous les remercions pour leur implication et leur aide dans la mise en place de ce service.
Nous avons souhaité leur poser quelques questions sur la mise en place d'un tel projet.

Nos interlocuteurs sont Madame Françoise JEHANNO, Directrice du syndicat et Mikaël LE MOUEL, Responsable des systèmes d'information.


Pourriez-vous nous préciser les besoins et/ou problématiques à l'origine de votre projet de GED ?

Comme de nombreuses collectivités territoriales nous travaillions principalement avec le duo serveurs de messagerie + serveur de fichiers en nous appuyant sur du bureau à distance et du VPN pour le travail nomade. Ce duo est complété par les applications métiers disposant pour la plupart de leur propre silo de stockage accentuant le risque de dispersion documentaire.

Le serveur de fichiers et la messagerie ont beau être rapides, ce sont ceux aussi qui génèrent le plus de risques :

  • Saturation de la messagerie avec des documents critiques attachés en pièces jointes,
  • Documents partagés par mail sans traçabilité sur la version
  • Doublonnement des fichiers à différents endroits sur le serveur de fichiers

 

Vous avez opté pour l'utilisation de la GED mutualisée Mégalis, pouvez-vous nous dire pourquoi ?

En 2017, lorsque Mégalis a proposé aux collectivités bretonnes un outil de GED, Eau du Morbihan avait initié la rédaction du CCTP pour se doter de sa propre solution de gestion documentaire.

L’idée de départ de procéder à une refonte de la gestion documentaire émane de Françoise Jehanno, Directrice générale, souhaitant rapidement accéder aux versions finalisées sans perdre de temps dans la consultation de doublons obsolètes ou de versions de travail intermédiaires.

La mutualisation avec Mégalis est apparue d’autant plus pertinente que nous exploitons depuis de nombreuses années d’autres outils du bouquet de service.

Outre les économies d’échelle (acquisition, formation, maintenance d’un outil de GED), l’intérêt repose également sur le partage des connaissances et l’accès à des développements d’outils communs comme la mise en œuvre d’un connecteur entre la GED et l’orchestrateur de flux PASTELL permettant de soumettre les documents au tiers de télétransmission, puis de les verser in fine dans un tiers d’archivage.

La mutualisation n’est pas traduite uniquement dans le système d’information : c’est une valeur forte qui anime Eau du Morbihan au travers de ces compétences de Production, de Transport et de Distribution de l’eau potable à l’échelle du département du Morbihan.


Qui avez-vous désigné en tant qu'administrateur interne ? Pourriez-vous préciser ce que cela a impliqué pour cette personne au démarrage (organisation de présentation, de formation des utilisateurs...) et ce que cela implique au quotidien maintenant que le projet est lancé ?

S’agissant d’une problématique métier liée au système d’information, la désignation de Mikaël Le Mouël s’est naturellement imposée. Comme dans tout projet transverse impliquant le fonctionnement de l’ensemble des services, il faut y consacrer du temps en impliquant l’ensemble des acteurs concernés.

Au quotidien, la première année a nécessité une charge de travail importante pour accompagner les utilisateurs et déclarer les tickets sur le support GED dédié chez Megalis. Etre en production sur un nouvel outil, c’est aussi « essuyer les plâtres » : cela nécessite de l’engagement et pas seulement du chef de projet puisque tous les agents de Eau du Morbihan ont été impliqués de facto dans cette aventure.


Pour sa mise en place, avez-vous conservé l'arborescence par défaut ou l'avez-vous adaptée ? Comment gérez-vous l'accès de vos utilisateurs ? Ont-ils tous accès à l'ensemble des dossiers ou avez-vous mis en place des restrictions d'accès pour certains dossiers particuliers ?

Cette migration nous a permis de réaliser une revue de l’existant et de contrôler le contenu des données en appliquant notamment une sonde issue de notre solution logicielle RGPD afin de valider les droits d’accès en fonction de la nature des données.

Le plan de classement a donc été revu et les droits d’accès adaptés selon les exigences du RGPD.


Avez-vous mené un travail sur des règles de nommage ?

Pour répondre aux contraintes d’accès à l’espace documentaire de la GED en passant par des lecteurs réseaux, nous avons dû revoir une partie des dénominations des dossiers et des fichiers et accompagner les utilisateurs dans le renseignement des métadonnées. Passer d’une complétude dans le nom au renseignement de métadonnées oblige les utilisateurs à devoir privilégier l’accès des données hébergées dans la GED par l’interface web et non plus via un lecteur ou un emplacement réseau. Ces derniers, bien que dépréciés, constituent cependant un contournement pour l’accès et la modification directe à certains fichiers.


Si vous deviez donner quelques avantages de l'utilisation d'une GED dans votre fonctionnement quotidien ?

Réinventer son mode d’accès aux documents en consolidant et centralisant les fichiers sur une base unique accessible en mode web et ouvert au partage, réduit le besoin de doublonner pour échanger.

La gestion des versions et la possibilité de récupérer une version en ayant la date et l’auteur de la modification facilite la recherche des documents.

La possibilité de partager en interne et en externe le même document consolide l’unicité du stockage et la convergence applicative.


Des inconvénients ou points d'attention particuliers lorsque que l'on mène un tel projet ? 

Comme tout projet de ce type, il est indispensable d’accorder une attention particulière à l’accompagnement des utilisateurs, pour constituer un projet de service partagé par l’ensemble des collaborateurs, qu’il faut amener à changer de pratiques. La collaboration se fait désormais autour du document et non à côté. En effet, le document ne quitte plus son emplacement de stockage et les renseignements et précisions sur le fichiers (méthodologie de création, sources des données etc…) sont désormais rattachés au document sous forme de commentaires lors des montées de version et en renseignant les métas donnés de manière exhaustive (champs titre et description).

Plusieurs points d’attention sont à souligner :

  • Le dimensionnement de l’accès internet s’agissant d’une externalisation des données,
  • La problématique d’un tiers d’authentification qui augmente le temps d’accès aux documents, notamment lors de la modification en ligne des documents bureautiques,
  • La sécurité des accès à une offre cloud,
  • La sauvegarde de données essentielles en dehors du périmètre du SI de la collectivité.

La valeur ajoutée apportée sur la gestion documentaire doit justifier la problématique du temps d’accès, c’est pourquoi l’accompagnement et la prise en compte de l’expérience utilisateur doit être au cœur de cette démarche pour éviter un éparpillement des échanges sur des « canaux parallèles ».

Illustration de l'utilisation de la GED

schéma avant et après

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