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L’utilisation de la visioconférence explose

Publié le 29 avril 2020

Depuis le début de la crise sanitaire, le service proposé par Mégalis Bretagne connait une très forte demande. En voici l’illustration via quelques chiffres et un rappel des bonnes méthodes.

Depuis le début du confinement, les collectivités ont dû s’adapter aux règles de confinement. Le service de visioconférence proposé par Mégalis Bretagne est un outil sur lequel elles peuvent s’appuyer. Ainsi, les usages ont presque tous triplés.

En temps normal, nous sommes à environ 350 réunions par mois. En mars, il y en a eu plus de 1 000.
Il y a environ 1000 participants habituels. En mars, il y en a eu presque 3 500. Enfin, la durée totale de ces réunions sur un mois s'élève à environ 600h contre 1 120h pour le mois de mars.

Quelques conseils pour un bon déroulement de vos visio/audio conférences :

Avant la réunion

-          Ecouteurs/casques avec micro

-          Connexion Internet suffisante et connexion filaire si possible en interne

-          Avoir un poste de travail récent et/ou arrêter les applications non utiles avant de rejoindre la réunion

Choix du type de réunion

-          Si vous avez besoin de partager des documents, utilisez la webconf

-          Moins de 10 personnes = pas besoin de partager de docs et de se voir = en audio uniquement

Attention se connecter en parallèle via le téléphone et via le navigateur internet consomme 2 accès, vous surchargez donc le service. Ne choisir qu’un seul mode de connexion.

Ce service mutualisé est à utiliser en priorité pour des réunions avec moins de 15 personnes ; pour les usages avec plus de participants une offre complémentaire existe : la salle de réunion virtuelle permanente.

Quelques conseils

A la maison ce n’est pas comme au travail, voici quelques prérequis au bon déroulement d’une visioconférence :

  • Avoir une bonne connexion Internet (4G/WIFI/Ethernet de qualité), privilégié de préférence la connexion filaire (l’ethernet).
  • Utiliser un PC récent (moins de 3 ans) avec un environnement à jour et un processeur suffisant : la vidéo demande de la puissance de calcul notamment si vous partagez du contenu.
  • Privilégier des navigateurs tels que Chrome et Firefox (à jour)
  • Ne pas avoir trop d'applications ouvertes sur votre ordinateur
  • Vérifier au préalable que vos périphériques de son/micro/caméra fonctionnement correctement
  • Utiliser un micro casque pour éliminer les bruits parasites.
  • Couper votre micro quand vous n’avez pas la parole pour éviter de faire des interférences.
  • Couper votre caméra si vous avez une bande passante faible, ou rejoignez votre conférence via le n° de tél.

 

A savoir

L’ordonnance du 1er avril ouvre la possibilité aux collectivités et à leurs groupements d'organiser des instances délibérantes en visioconférence. Pour ce faire, le service proposé par le Syndicat mixte propose des fonctions supplémentaires, notamment l’enregistrement et la diffusion sur Internet des réunions (streaming vidéo)

Toutes les infos sur le service de visioconférence de Mégalis sont à retrouver ici.

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