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Gestion Electronique de Documents (GED)
L'outil de Gestion Electronique de Documents (GED) permet le stockage et la gestion de documents dématérialisés avec notamment des fonctionnalités telles que le versioning (conserver plusieurs versions d'un même document), la gestion des droits d'accès des utilisateurs aux documents.
Prestataires : ATOS / GIP SIB
Conditions préalables à l'activation du service Ce service fait partie :
L'accès à ce service est soumis à la signature : - Pour les membres (Région, départements, EPCI), de la nouvelle convention d'accès au bouquet de services est disponible et vient remplacer la convention précédente : Convention membres 2020-2024 - Pour les communes, CCAS et CIAS, de la charte d’utilisation des services : Charte d'utilisation 2020-2024 Si besoin, voici un tutoriel sur comment signer électroniquement un document : Tutoriel
Qu'est ce que le service de gestion électronique de documents ? Un espace en ligne basé sur une arborescence de dossiers/sous-dossiers permettant de stocker des fichiers - Gestion d'une arborescence documentaire, création modification, suppression de dossiers/sous dossiers Ce service permet de stocker au même endroit des documents et d'assurer un accès transversale à ceux-ci à l'ensemble des agents d'une collectivité. le service étant accessible en ligne, il peut bénéficier aux agents en télétravail/mobilité. Il peut remplacer, en partie ou en totalité, une gestion documentaire sur un réseau local.
La Gestion Electronique de Documents n'est pas :
Quelle est la volumétrie comprise dans le bouquet de services allouée à chaque collectivité ? • 1 espace GED avec une arborescence de dossiers/sous-dossiers par défaut (modifiable ensuite par la collectivité) Le CCAS est considéré ici comme un service de la commune et il est donc inclus dans la volumétrie proposée à celle-ci (5 licences utilisateurs et 50 ou 100 Go en fonction du nombre d’habitants).
Peut-on commander des extensions de volumétrie ? Chaque collectivité peut commander via bons de commandes des extensions de volumétrie (hors bouquet de services) qui lui seront facturées :
Comment activer ce service ? L'entité doit désigner un ou plusieurs administrateurs en interne pour la gestion de la GED au quotidien (arborescence, droits d'accès des utilisateurs) qui est entièrement de son ressort. Cet administrateur devra également former ses utilisateurs en fonction de l'organisation retenue au sein de la collectivité autour de la GED. Mégalis ne se substituera pas à l'administrateur interne de la GED.
Comment commander les extensions de volumétrie ? Compléter et renvoyer via le formulaire de contact le bon de commande des prestations complémentaires : bon de commande
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