Gestion Electronique de Documents (GED)

Prestataires : ATOS / GIP SIB

Ce service est hébergé en France.

Conditions préalables à l'activation du service

Ce service fait partie :
☒ du bouquet de services ;
☐ des services complémentaires.

La contribution est forfaitisée et mutualisée au niveau de l'EPCI. 

L'accès à ce service est soumis à la signature :

- Pour les membres (Région, départements, EPCI), de la nouvelle convention d'accès au bouquet de services est disponible et vient remplacer la convention précédente : Convention membres 2020-2024

- Pour les communes, CCAS et CIAS, de la charte d’utilisation des services : Charte d'utilisation 2020-2024

- Pour les autres établissements de la convention d'accès au bouquet de services :  Convention autres établissements 2020-2024
 
Ces documents sont à compléter, signer électroniquement et à nous renvoyer via notre formulaire de contact : Lien
 

Si besoin, voici un tutoriel sur comment signer électroniquement un document : Tutoriel

Qu'est ce que le service de gestion électronique de documents ?

Un espace en ligne basé sur une arborescence de dossiers/sous-dossiers permettant de stocker des fichiers

- Gestion d'une arborescence documentaire, création modification, suppression de dossiers/sous dossiers
- Gestion des accès des utilisateurs à cette arborescence
- Versioning (conservation des versions antérieurs d'un document)
- Edition en ligne des documents
- Gestion des métadonnées liées au document
- Gestion de circuits simples de validation (workflow)

Ce service permet de stocker au même endroit des documents et d'assurer un accès transversale à ceux-ci à l'ensemble des agents d'une collectivité.

le service étant accessible en ligne, il peut bénéficier aux agents en télétravail/mobilité.

Il peut remplacer, en partie ou en totalité, une gestion documentaire sur un réseau local.

La Gestion Electronique de Documents n'est pas :

• un service d’archivage électronique
• un service de convocation électronique
• un service de sauvegarde des données des logiciels métier d'une collectivité

Quelle est la volumétrie comprise dans le bouquet de services allouée à chaque collectivité ?

• 1 espace GED avec une arborescence de dossiers/sous-dossiers par défaut (modifiable ensuite par la collectivité)
• 5 licences utilisateurs activés par espace GED (utilisateurs s'étant connectés au moins une fois)
• Pour les entités < 10 000 hab = 50 Go de volume de stockage par défaut
• Pour les entités >= 10 000 hab = 100 Go de volume de stockage par défaut

Le CCAS est considéré ici comme un service de la commune et il est donc inclus dans la volumétrie proposée à celle-ci (5 licences utilisateurs et 50 ou 100 Go en fonction du nombre d’habitants).

Peut-on commander des extensions de volumétrie ?

Chaque collectivité peut commander via bons de commandes des extensions de volumétrie (hors bouquet de services) qui lui seront facturées :

• Pour une licence utilisateur = 32 € HT / an
• Pour 1 Go supplémentaire = 5,45 € HT / an

Comment activer ce service ?

L'entité doit désigner un ou plusieurs administrateurs en interne pour la gestion de la GED au quotidien (arborescence, droits d'accès des utilisateurs) qui est entièrement de son ressort.

Cet administrateur devra également former ses utilisateurs en fonction de l'organisation retenue au sein de la collectivité autour de la GED.

Mégalis ne se substituera pas à l'administrateur interne de la GED.

Il est à noter qu’il est attendu une bonne gestion sur le délai de conservation des documents et de leurs versions (suppression régulières et/ou versement en archives). Le Syndicat mixte apportera tout conseil nécessaire.

• Etape 1 : Remplir le fichier excel avec le nom, prénom et adresse mail de l'administrateur de l'outil et des utilisateurs souhaités de votre collectivité : Lien

• Etape 2 : Trouver le logo de votre collectivité si vous souhaitez personnaliser votre interface

• Etape 3 : Nous envoyer le fichier excel dûment complété ainsi que votre logo via notre formulaire de contact (Attention ces deux pièces jointes ne doivent pas dépasser 6Mo) : Formulaire de contact

• Etape 4 : Une fois l'activation effectuée, Mégalis Bretagne communique à l'administrateur l'url de connexion ainsi que les identifiants et les mots de passe des utilisateurs et le contacte pour lui proposer une formation.

Comment commander les extensions de volumétrie ?

Compléter et renvoyer via le formulaire de contact le bon de commande des prestations complémentaires : bon de commande

Pour nous contacter si besoin : Formulaire de contact