Foire Aux Questions Salle des marchés

* Contactez notre assistance par téléphone au 02 23 48 04 54 afin de vous faire connaitre. Nous reviendrons vers pour vous informer du rétablissement du service.

• Commencez par régénérer votre mot de passe. Un tutoriel vous guide dans cette manipulation : Lien
• Si le problème persiste, contactez notre assistance via notre formulaire de contact : Lien

• Faites le test de configuration de poste disponible sur la salle des marchés, afin de vérifier que votre poste respecte les pré-requis du service, et faites les mises à jour requises (Java notamment)
• Vérifiez que les fenêtres popups ne sont pas bloquées par votre navigateur.
• Si vous n’êtes pas administrateur de votre poste et ne pouvez faire les mises à jour ou actions requises, contactez votre service informatique ou votre prestataire informatique
• Si le problème persiste, contactez notre assistance via le formulaire de contact : https://www.megalis.bretagne.bzh/jcms/mw_14303/megalis-formulaire-de-demande-jsp?dcontexte=mw_14373#zoneContenu
• Des tutoriels sur l'utilisation du service sont à votre disposition sur notre site : https://www.megalis.bretagne.bzh/jcms/mw_9535/des-tutoriels-video-pour-vous-accompagner-dans-l-utilisation-des-services#sdm

* L’inviter à contacter notre cellule d’assistance via le formulaire de contact entreprise : Lien

• - Chaque utilisateur a un "Rôle" sur la salle des marchés, attribué à la création de son compte sur le socle Mégalis par l'administrateur de la collectivité (Administrateur Entité publique,Acheteur...).
• - Un tutoriel est à votre disposition sur la gestion du compte Mégalis de votre collectivité : Lien
• - Chaque rôle est associé à des "Habilitations" sur la salle des marchés et donc à l'accès ou non à certaines fonctionnalités.
• - Assurez-vous que les habilitations dont vos utilisateurs ont besoin soient cochées sur la salle des marchés. Sur la salle des marchés > Menu Paramétrage > Gérer les habilitations (accessible aux utilisateurs "Administrateurs").

• - Par type de procédure, il est possible d'avoir des réglages par défaut, figés ou non et visibles ou non pour l'utilisateur. Exemple : chiffrement à "non", signature électronique requise à "non".
• - Cela permet de simplifier la mise en ligne pour l'utilisateur. Veillez à la cohérence avec les indications de vos règlements de consultation qui reste la référence juridique du marché. Sur la salle des marchés > Menu Paramétrage > Paramétrage des procédures.
• - Un tutoriel est disponible : Lien

Il est possible de vous fournir un code iframe permettant cela. Contactez-nous via notre formulaire de contact : Lien

• - Oui, référez-vous au tutoriel suivant (page 14) : Lien
• - Votre logo doit être au format JPEG

• Pensez à adapter la rédaction des documents du marché à la dématérialisation en vigueur.
• - Réponse électronique obligatoire pour les marchés à partir de 25 000€ HT.
• - Signature électronique du marché uniquement requise pour l'attributaire ?
• - Vous avez la possibilité de ne solliciter la signature électronique qu'au stade de la signature du marché avec l'attributaire
• - Préférence pour la signature PADES (signature intégrée au PDF, plus simple à manipuler). Un support vous présente la signature électronique : Lien
• - Vous trouverez également de l'information à la rubrique signature électronique de la présente FAQ.
• - Les entreprises sont responsables du maintien et de la mise à jour des adresses mails utilisées pour les échanges.
• - Pour simplifier la constitution de l'offre, il est conseillé d'indiquer des règles de nommage pour les documents de réponse des entreprises.
• - Le seul document devant être signé des deux parties est l'acte d'engagement qui emporte signature de tous les documents qui y sont annexés

• - Pour pouvoir être mis en ligne, tous vos documents doivent être regroupés dans un seul et même dossier.
• - Ce dossier doit être au format ZIP : clic droit avec votre souris sur le dossier contenant vos documents > "Envoyer vers" > "Dossier compressé".
• - Evitez les DCE trop volumineux, ils peuvent être longs à charger/télécharger.
• - Pour le nom de ce fichier ZIP, choisissez un nom court, sans caractères spéciaux, ni accents.

Le document unique de marché européen (DUME) est un formulaire par lequel les entreprises candidates à un marché public déclarent leurs capacités et leur aptitude pour participer à une procédure de marché public. Un acheteur public a la possiblité de remplir un DUME acheteur indiquant les critères de sélection des entreprises propres à son marché et de le mettre en ligne

Important : Le DUME a remplacé le MPS depuis juin 2019.

Il n‘est pas obligatoire pour l’acheteur public de remplir un DUME acheteur, son usage peut toutefois simplifier la dématérialisation des procédures et simplifier la candidature aux marchés publics pour les entreprises.

Lorsque l'acheteur décide de faire un DUME acheteur, il doit cocher la case DUME à côté du type de procédure puis choisir entre le DUME standard ou le DUME simplifié.

Ce choix dépend des critères de sélection indiqués dans son règlement de consultation :

• Si les seuls critères de chiffres d’affaires et d’effectifs sont demandés aux entreprises > Dume simplifié

• Si d’autres critères sont demandées > Dume standard. Pour rappel le DUME standard est personnalisable, l’acheteur peut en choisir les critères

Un tutoriel est disponible sur l’utilisation du DUME : Lien

Si l'acheteur remplit un DUME acheteur, les entreprises n’ont pas l’obligation d’y répondre, elles restent maîtres de leur choix de mode de réponse :

• Classique : DC1, DC2…

• Répondre en ligne sur la salle des marchés au DUME de l’acheteur

• Déposer un DUME déjà utilisé pour un autre marché

L’acheteur ne peut refuser une candidature via le DUME et demander un autre mode de réponse.

• - Pour pouvoir créer les marchés subséquents, l’accord-cadre doit avoir été complété à l’étape Décision, ce qui a pour effet de le créer en tant que contrat, à partir duquel la création de marchés subséquents est permise.
• - Il existe un contournement possible : Vous pouvez créer manuellement un accord-cadre en tant que contrat, grâce au menu "Contrats".
• - Un tutoriel est dédié aux accords-cadres et marchés subséquents : Lien

Cela se fait en deux temps :

• 1) Mise en ligne d'un marché pour la phase candidature. Vous ouvrirez les réponses des entreprises et ferez votre sélection. A l'étape "Décision", vous indiquerez "Sélection des entreprises en vue de la phase suivante".
• 2) Création d'une "suite" pour mettre en ligne un autre marché pour la phase offre. Vous pourrez paramétrer ce marché en "accès restreint", avec un accès par mot de passe que vous ne communiquerez qu'aux entreprises retenues à la phase candidature. Celles-ci disposent d'un accès dédié aux consultations restreintes. Elles déposeront leurs offres que vous pourrez ouvrir et analyser. A l'étape "Décision", vous indiquerez les attributaires.

Un guide sur la création d'une suite est disponible : Lien

• - Soit manuellement via le bouton ajouter un lot.
• - Soit via la fonction d'import. Téléchargez le modèle de fichier excel à compléter, remplissez-le puis chargez-le sur la plateforme.
• - Attention le code CPV est obligatoire dans le tableau excel (minimum 8 chiffres).
• - Respectez la numérotation et les intitulés indiqués dans votre règlement de consultation.

Il s'agit d'un réglage par défaut de la plateforme, pensez à la modifier si besoin.

Cela signifie que vous gardez la main sur le moment de la mise en ligne. C'est uniquement lorsque vous cliquerez sur valider que la mise en ligne se fera. Par ailleurs, cette option est la seule qui vous permet de garder la possibilité de modifier la consultation avant mise en ligne. Nous vous conseillons de conserver cette option de mise en ligne.

Indiquez si oui ou non la signature électronique des offres est obligatoire avant le dépôt des offres(doit être indiqué dans votre règlement de consultation).

Certaines collectivités ne la demandent pas à ce stade, mais uniquement à l'attributaire du marché au moment de la signature du contrat.

Il recense les utilisateurs ayant accès au marché et/ou pouvant agir dessus. Vous pouvez en "inviter" d'autres si besoin.

• - Pour rappel, la salle des marchés Mégalis Bretagne n'est pas un journal d'annonces légales. Si une publicité légale est requise pour votre marché, il faut effectivement en plus vous rapprocher d'un ou plusieurs JAL pour faire cette publicité.
• - Vous avez la possibilité d'envoyer un mail de demande de publication à un JAL depuis la salle des marchés (cf tutoriel ci-après) : Lien

• Non. Il appartient à l'acheteur de publier son avis au BOAMP via leur site : https://www.boamp.fr/Espace-acheteurs/Publier-un-avis-de-marche
• Vous avez la possibilité d'interfacer votre compte BOAMP avec votre compte sur la salle des marchés Mégalis. Un guide est à votre disposition sur comment faire cela : Lien
• Mégalis n'a pas d’informations à donner concernant la manière de remplir les champs d'un avis de publicité. Rapprochez-vous directement du BOAMP
  • formulaire de contact : Lien
  • Foire Aux Questions : Lien

Lien

• La messagerie ne vérifie pas la validité des adresses mails destinatrices des messages.
• Il appartient aux entreprises de vous fournir une adresse mail valide.
• Soyez vigilants sur les Accusés de Réception non retirés, visibles dans le suivi des messages et recontactez l'entreprise au besoin.
• Il est possible que les messages arrivent dans les spams.

• Elle permet d'ajouter des adresses mails destinatrices d'un message, qui ne seraient pas dans les registres (retrait, questions, dépôts)
• Après clôture de la DLRO, préférez l'utilisation de cette rubrique « adresses libres » en copiant collant les mails des entreprises destinatrices.
• En effet la messagerie ne permet pas de sélectionner des adresses dans les registres, c'est tout le registre ou rien. Exemple des notifications de rejets : en sélectionnant tout le registre des dépôts, les attributaires recevraient le même message de rejet.

• Nous déconseillons l'usage des deux premières options, celles-ci n'offrant pas d'accusé de réception.
• Utilisez la 3ème option d'envoi afin d'avoir un accusé de réception. Cette option ne laisse par contre pas à l'entreprise la possibilité de répondre à votre message.
• Utilisez la 4ème option d'envoi "avec réponse attendue" si vous attendez une réponse de l'entreprise. L'entreprise pourra alors répondre à votre message et y ajouter des pièces jointes. Cette option est utile notamment après clôture de la consultation (DLRO dépassée), après laquelle l'entreprise n'a plus accès au marché : demande de complément, négociations, demande de signature électronique du marché.
• Le suivi des accusés de réception se fait via le "Suivi des messages".

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• Les date et heure de dépôt des plis hors délai sont indiquées en rouge.
• Vous pourrez les indiquer comme "refusés" si vous faites le choix de ne pas les ouvrir : Choix "Refuser" dans la colonne "Actions".
• Attention cette action est irréversible par l'utilisateur

Aucune information n'est adressée par la salle des marchés aux entreprises, vous devez les en informer vous-mêmes et pouvez pour cela utiliser la messagerie.

• L'ouverture "en ligne" suppose d'ouvrir les plis directement depuis la salle des marchés : privilégiez ce mode plus simple à manipuler pour l'utilisateur.

• L'ouverture hors ligne suppose d'ouvrir les plis en local depuis votre ordinateur et nécessite plus de manipulations : télécharger l'outil de déchiffrement hors ligne, réimporter ensuite les plis un par un.

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Elle consiste à saisir sur la salle des marchés les données essentielles de marchés (obligation depuis le 1er octobre 2018).

Une fois l'étape décision validée, les données sont publiées automatiquement sur la salle des marchés

La date de fin maximale correspond à la date à laquelle le marché se terminerait si les éventuelles reconductions prévues dans le contrat était utilisées.

Il s'agit du montant maximal du lot prévu dans le marché

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• Un format de signature électronique permet de matérialiser la signature électronique d'un document électronique.
• La réglementation des marchés prévoit trois formats utilisables par les acheteurs et les entreprises :
  • Le PADES : signature intégrée à un document PDF
  • Le XADES : création d'un jeton de signature au format XML qui accompagne le document
  • Le CADES : création d'un jeton de signature au format P7S qui accompagne le document

• Rappelons que pour signer électroniquement, il vous faut obligatoirement :
  • - un certificat électronique (pour identifier la personne signataire)
  • - un outil de signature électronique, qui sur la base des informations du certificat électronique, apposera la signature sur le document

• La question du format de signature électronique n'est pas liée au certificat électronique, mais à l'outil de signature utilisé qui vous proposera tout ou partie des formats. Ainsi que des fonctionnalités annexes (signature en lot, apposition d'un cachet de signature en PADES...)

• Le 1er point important à rappeler est que dans le cadre de la signature/cosignature, signataire et cosignataire doivent utiliser le même format car il existe des incompatibilités entre les trois formats.
• Autre point, vous serez potentiellement limité sur les formats utilisables en fonction de l'outil de signature utilisé (exemple du parapheur Mégalis qui ne propose que la signature PADES)
• Partant de ce constat, plusieurs possibilités s'offrent à vous pour essayer de faciliter la signature/cosignature :
  • - ne demander qu'à l'attributaire de signer électroniquement. Cela vous permet de revenir vers lui au moment de l'attribution et de vous entendre sur un format.
  • - même s'il n'est pas juridiquement possible d'imposer un format de signature, vous pouvez indiquer une préférence pour un format de signature dans vos documents de marché (PADES par exemple). Il n'est pas plus compliqué de signer en PADES ou XADES ou CADES pour une entreprise.Si celle-ci utilise l'outil de signature intégré à la salle des marchés, le choix du format se fait simplement via un menu déroulant.

• Des tutoriels sont par ailleurs à disposition des entreprises sur la signature électronique : Lien
• prévoyez une autre solution de signature électronique au cas où.
  • - Exemple : une collectivité utilise le parapheur électronique Mégalis (signature PADES uniquement) dans son organisation interne, mais l'entreprise, pour des raisons qui lui sont propres ne peut/veut signer qu'en XADES.
  • - La collectivité peut utiliser l'outil de la salle des marchés pour sa cosignature en XADES. Cela suppose d'accompagner le signataire de la collectivité (ergonomie d'outil différente) mais permet de ne pas rester bloqué.

• L'outil en ligne de la salle des marchés vous permet de vérifier les signatures XADES et CADES
• Pour la signature PADES (intégrée au PDF), vous pouvez utiliser un lecteur PDF pour ouvrir le document et voir si les signatures sont valides (Adobe reader par exemple).
• Attention tous les lecteurs PDF n'exploitent pas forcément la signature électronique.
• Veillez à ce que votre lecteur PDF soit toujours à jour

• Non, la signature d'un dossier ZIP n'est pas acceptée comme juridiquement valable. Chaque document doit faire l'objet d'une signature individuelle. Organisez éventuellement vos documents afin de n'en avoir qu'un seul à signer/cosigner qui indique les documents annexés.
• CF Guide très pratique 2018 de la dématérialisation des marchés publics (Acheteurs)

* Question A89 : "L’acheteur devrait réserver la signature électronique à la seule offre finale (celle qui constitue le contrat) et dans la mesure où celle-ci mentionne explicitement et précisément les documents annexés à celle-ci qui s’appliqueront lors de l’exécution du contrat. Il est possible de se limiter à la signature du seul Attri1, formulaire proposé par la DAJ."

* Question A90 : "Ce contrat peut donc être constitué par un acte d’engagement (formulaire DAJ-Attri 1),..., Il récapitule l’ensemble des autres pièces constitutives du contrat, qui n’ont donc pas à être signées : les CCAG, CCTG, CCAP, CCTP, CCP...mais aussi, le BPU, DPGF, mémoire technique ou cadre de réponses…"

• Pour vos échanges avec les entreprises, utilisez la messagerie de la salle des marchés, qui vous permet de leur envoyer un mail accompagné de pièces jointes.
• Cf tutoriel messagerie : Lien

Oui, si :

• - il dispose d'une délégation de signature en bonne et due forme
• - il dispose d'un certificat électronique
• - il a accès à un outil de signature électronique

• - La possession d'un certificat électronique ne donne pas capacité juridique, celle-ci est donnée par la fonction de la personne (Maire, Président) et les éventuelles délégations dont il dispose.
• - Le certificat électronique permet techniquement à l'agent de signer électroniquement. Mais cette signature n'aura valeur juridique que s'il dispose d'une délégation en bonne et due forme.

Mégalis ne peut apporter de réponses aux questions d'ordre juridique.

La Cellule d'information Juridique aux Acheteurs Publics (basée à Lyon) peut être contactée.

- par téléphone : 04 72 56 10 10 du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30

- par formulaire : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/envoyezvotre-question-ligne-0">https://www.collectivites-locales.gouv.fr/envoyezvotre-question-ligne-0https://www.collectivites-locales.gouv.fr/envoyezvotre-question-ligne-0